Como a Olist economizou R$ 615.000 automatizando processos: lições para empresas de todos os portes

Por que o ecossistema brasileiro de e-commerce, que transformou milhares de negócios, apostou na automação como pilar estratégico.

Enquanto a Olist se consolidava como o maior ecossistema de e-commerce do Brasil, conectando pequenos lojistas a grandes marketplaces, um desafio silencioso ameaçava sua expansão: processos manuais custavam tempo, dinheiro e limitavam o crescimento.

A solução? Automação inteligente que resultou em R$ 615.000 em economia acumulada, 99% de melhoria no SLA de atendimentos e liberação de talentos para atividades estratégicas. Mais importante: criou um modelo replicável para empresas de qualquer porte que enfrentam os mesmos desafios operacionais.

A realidade por trás dos números

Como empresa que conecta milhares de lojistas a múltiplos canais de venda, a Olist processava volumes crescentes de transações, integrações e atendimentos. Uma pesquisa da SAP indica que as pessoas estimam desperdiçar cinco horas por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas, mas na realidade dos negócios digitais, esse número pode ser ainda maior.

De acordo com a McKinsey, pelo menos um terço das atividades são consideradas automatizáveis, em cerca de 60% das funções. Para uma empresa em crescimento acelerado como a Olist, isso representava uma oportunidade estratégica: transformar ineficiências em vantagem competitiva.

Os desafios que a Olist enfrentava

1. Processos operacionais financeiros
Cenário típico: Conciliações manuais entre múltiplos canais de pagamento, validação de receitas por marketplace, reconciliação de comissões e tarifas. Tempo investido: Horas diárias de analistas financeiros Potencial de automação: 90%

2. Integração de canais de marketplace
Cenário típico: Sincronização manual de produtos, preços e estoques entre diferentes marketplaces, atualização de status de pedidos, gestão de catálogos. Tempo investido: Equipes dedicadas para cada integração Potencial de automação: 85%

3. Atendimentos de nível 2 (N2)
Cenário típico: Consultas repetitivas sobre status de pedidos, questões técnicas de integração, solução de problemas padronizados. Tempo investido: Equipe de suporte dedicada Potencial de automação: 80%

4. Geração e distribuição de relatórios
Cenário típico: Coleta manual de dados de múltiplas fontes, consolidação em planilhas, formatação e envio para stakeholders. Tempo investido: Analistas trabalhando em relatórios repetitivos Potencial de automação: 95%

RPA tradicional vs. Control-M: entendendo as diferenças

RPA Tradicional

Como funciona: Robôs de software que imitam ações humanas na interface de usuário, automatizando tarefas como cliques, digitação e navegação entre sistemas.

Características:

• Automatiza tarefas isoladas e repetitivas
• Trabalha na camada de apresentação dos aplicativos
• Ideal para processos simples e estruturados
• Implementação rápida para casos específicos

• Dificuldade em escalar programas além dos primeiros 10 bots
• Manutenção complexa em ambientes dinâmicos
• Foco em automação pontual, não orquestração

Control-M: Orquestração Inteligente

Como funciona: Plataforma que simplifica e automatiza diversas cargas de trabalho de aplicações, reduzindo taxas de falha, melhorando SLAs e acelerando a implantação de aplicações.

Características:

• Orquestra workflows completos end-to-end
• Aumenta a agilidade empresarial com solução escalável que acelera solicitações de mudança em até 80%
• Integra sistemas heterogêneos e gerencia dependências
• Visibilidade e controle centralizados

Vantagens:

• Escalabilidade empresarial comprovada
• Governança e compliance integrados
• Adaptação dinâmica a mudanças operacionais
  
  

O sucesso da Olist: resultados que falam por si

Economia Financeira

R$ 615.000 em economia acumulada através da eliminação de licenças ociosas e redução significativa do esforço operacional manual. Essa economia não veio apenas da redução de custos, mas da otimização de recursos já existentes.

Melhoria Operacional

99% de melhoria no SLA de atendimentos ao automatizar respostas para consultas repetitivas e liberar a equipe para casos complexos que realmente agregam valor ao cliente.

Ganho de Eficiência

48% de aumento no atingimento do SLA dos atendimentos, criando uma experiência superior para lojistas e clientes finais.

O Diferencial Estratégico

Como destaca Juliana Rodrigues da Luz, Analista de Governança de TI Sr. da Olist: “A consultoria da Kakau foi essencial para incorporarmos as boas práticas no que tange ao CoE e crescermos de forma escalável e estruturada com qualidade. Todo o conhecimento compartilhado nos permitiu avançar com RPA no Olist e garantir os resultados com qualidade e agregando valor.”

Os 5 sinais de que sua empresa precisa automatizar AGORA

✅ Sinal 1: Dependência de “pessoas-chave”

Se apenas algumas pessoas sabem executar processos críticos, você tem um risco operacional imenso. A automação cria padronização e elimina gargalos humanos.

✅ Sinal 2: Erros recorrentes em processos repetitivos

A automação de processos elimina erros humanos em tarefas baseadas em regras, garantindo consistência e qualidade.

✅ Sinal 3: Dificuldade para cumprir prazos e SLAs

Se sua equipe constantemente luta para cumprir prazos em processos operacionais, há oportunidades claras de automação.

✅ Sinal 4: Crescimento limitado pela capacidade operacional

Quando o crescimento do negócio exige contratações proporcionais para tarefas operacionais, a automação oferece escalabilidade sem expansão linear de custos.

✅ Sinal 5: Equipe sobrecarregada com tarefas de baixo valor

Quando talentos ficam presos em atividades repetitivas, a empresa perde capacidade de inovação e crescimento estratégico.

ROI real: números que impressionam executivos

A tecnologia de automação tem potencial de redução de custos de 30% a 50%, sendo um investimento em inteligência que pode melhorar significativamente os resultados da empresa.
O retorno sobre investimento em automação vai além da simples redução de custos. Inclui:

• Liberação de talentos para atividades estratégicas e inovação
• Melhoria na experiência do cliente através de processos mais ágeis e precisos
• Escalabilidade operacional sem crescimento proporcional de custos
• Redução de riscos através de processos padronizados e auditáveis
• Competitividade de mercado através de maior agilidade e eficiência

Para uma análise completa do ROI, é crucial avaliar não só os aspectos financeiros, mas também os benefícios intangíveis como satisfação da equipe por se livrar de tarefas repetitivas e maior tempo para atividades estratégicas.

Mercado em transformação: a janela está se fechando

Em 2024, o mercado de Automação de Processos Robóticos alcançou USD 12.5 bilhões, com previsão de atingir USD 29.9 bilhões até 2033, avançando a uma taxa de crescimento anual de 10.5%.
Essa expansão reflete uma realidade: empresas que não automatizam ficam em desvantagem competitiva crescente. Enquanto organizações pioneiras como a Olist colhem os benefícios da automação, outras ainda lutam com processos manuais que limitam crescimento e inovação.

A pergunta que todo executivo deveria fazer

“Se a Olist, com toda sua complexidade operacional, conseguiu economizar R$ 615.000 e melhorar drasticamente seus SLAs através da automação, por que minha empresa ainda não começou?”
A resposta geralmente envolve:

• Desconhecimento do real potencial de automação
• Receio da complexidade de implementação
• Falta de parceiro experiente para orientar o processo
• Priorização de outras iniciativas consideradas mais urgentes
  
  

Lições universais do case Olist

1. Comece pelos processos que mais impactam o cliente

2. Pense em orquestração, não apenas automação

3. Invista em governança desde o início

4. Meça resultados de forma abrangente

Transforme desafios em oportunidades

Descubra o potencial da sua empresa

• Onde sua empresa perde eficiência em processos operacionais
• Qual o potencial de economia com automação
• Quais processos têm maior ROI para automatizar
• Como implementar automação de forma estruturada

• E-mail: [email protected]
• Site: www.kakautech.com/diagnostico

Fontes e Referências:

1. SAP – Automação de processos robóticos
2. Market Research Intellect – Mercado RPA
3. Kakau Tech – Cases de sucesso
4. Yank Solutions – ROI em RPA
5. Sebrae – Automação robótica de processos
6. BMC Software – Control-M
7. BMC Software – Control-M Capabilities
8. IBM – Automação robótica de processos
9. Serasa Experian – Guia RPA